Establecer un plan para evaluar el rendimiento de proyectos es necesario no solo para que la organización pueda medir el cumplimiento de los objetivos, también resulta esencial para valorar su viabilidad y entender los progresos logrados a lo largo del año.
Además, es un proceso que permite obtener información valiosa para establecer nuevos retos y replantear estrategias que ayuden a mejorar tanto la gestión y ejecución de los proyectos como los resultados de la organización para el siguiente periodo.
En este artículo te compartimos cinco acciones que implementamos en Senda Citi para evaluar el rendimiento de proyectos y que pueden serte de gran utilidad para un adecuado seguimiento de metas y alinear a tu equipo hacia el logro de objetivos.
1. Hacer un reporte de lo que terminaste en el año
Un reporte de evaluación de proyectos permite valorar de forma detallada qué objetivos se alcanzaron en los plazos establecidos y cuáles no.
Es una buena oportunidad para analizar el trabajo realizado durante el año. Es decir, evaluar el desempeño que tuvo el equipo, los recursos utilizados, las estrategias que ayudaron a alcanzar metas y conocer el por qué no se lograron algunos de los objetivos.
Es importante mantener un reporte conciso para evitar hacerlo pesado y asegurarte que todo el equipo pueda entenderlo. Una buena idea es enlistar con viñetas los objetivos terminados durante el año. Por ejemplo:
- Se obtuvo la aprobación final para el diseño del nuevo correo electrónico de la empresa.
- Se eligió el diseño y nueva imagen corporativa de la empresa para el próximo año.
- Se llevó a cabo el plan de incorporación de nuevo talento y se logró la retención de todo el personal durante el año.
- Se completaron exitosamente las pruebas de control de calidad interno del producto.
2. Reabrir proyectos no terminados
Al plantear objetivos siempre se establece una línea de tiempo para alcanzarlos. En el plan habrá metas que se logran, pero también otras que no.
Si bien es cierto que hacia el final de año los tiempos para replantear proyectos son reducidos, puede ser posible abrir un espacio para aquellos que necesiten ser culminados antes de cerrar el periodo en la empresa. Para ello, deberás analizar la prioridad que tienen estos para los resultados de la organización.
Retomar un proyecto permite evaluar la efectividad de las ideas originales e identificar elementos que antes no habían sido considerados para un mejor desarrollo del proyecto.
En caso de que sea poco viable reanudar el proyecto, puedes trazar una nueva hoja de ruta para completarlo el siguiente año y así dedicar tanto el tiempo, como los recursos necesarios.
3. Designar responsables
Cada proyecto de la organización es efectuado por un grupo de personas cuyo trabajo repercute en los resultados de este. Por ello, es indispensable no solo reunir al mejor equipo, sino también brindarle las herramientas para que la contribución individual y grupal esté orientada a la consecución de los objetivos.
Selecciona al talento que dispone de las competencias necesarias para ejecutar las tareas o el proyecto asignado. Define objetivos claros, delega las responsabilidades y permite que el equipo pueda autogestionarse y trabajar de manera autónoma.
Delegar y otorgar autonomía permite reforzar la confianza de los colaboradores, permitiendo que aprovechen mejor sus aptitudes.
4. Hacer seguimiento
Hacer un seguimiento continuo del proyecto no solo permite conocer los avances reales que este presenta a lo largo. También ayuda a mantener un monitoreo en tiempo real del trabajo realizado, con lo cual se evita que las tareas asignadas se pasen por alto y se aumente la productividad del equipo.
Un seguimiento eficaz ayuda a contemplar las decisiones o mejoras necesarias en caso de que las estrategias o tareas hayan experimentado modificaciones. Se trata, en definitiva, de dar respuestas oportunas a los problemas y hacer los ajustes pertinentes para garantizar el cumplimiento de objetivos y el éxito del proyecto.
Las claves para hacer un seguimiento eficiente de proyecto son:
- Conocer los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
- Definir qué tareas se deben monitorear y evaluar con mayor prioridad.
- Decidir qué estrategias o indicadores se utilizarán para el seguimiento del proyecto.
- Organizar la información e interpretar los datos recolectados.
- Indicar los avances del proyecto.
- Informar al equipo sobre las incidencias ocurridas.
- Elaborar un plan de acción para realizar los cambios necesarios.
5. Reevaluar acciones
Reevaluar las acciones implementadas le permite a la empresa ver lo que hizo durante el último año e identificar nuevas áreas de oportunidad para optimizar los procesos, mejorar la gestión de equipos y lograr que los objetivos se lleven a cabo correctamente en el nuevo periodo.
La reevaluación ayuda a conocer qué estrategias resultaron válidas, cuáles no y por qué, permitiendo reformular nuevas acciones y dar soluciones oportunas a los retos y problemas que pudieran presentarse.
Hoy en día, las empresas están inmersas en un mercado cada vez más cambiante y competitivo. En ese contexto, medir y evaluar el rendimiento de proyectos es determinante para la organización, ya que esto marcará el éxito de cada plan que se establezca, permitiendo garantizar mejores resultados para la compañía.
En Senda Citi realizamos un seguimiento mensual de cada proyecto y aprovechamos el cierre de fin de año para evaluar proyectos, empoderar a nuestro equipo y trascender en nuestro rol ofreciendo el mejor servicio de transporte de personal de México.
Estamos comprometidos con ayudarte a llegar siempre a tu destino, cumplir tus objetivos y trasladar a tus colaboradores de forma segura. Conócenos.
Si te gustó este artículo, quizá te pueda interesar:
Formas de eficientar tu plan de transporte de personal
¿Cómo promover el bienestar integral dentro de tu empresa?
¿Por qué rentar un servicio de transporte de personal para eventos?
Staff Senda Citi
Equipo de comunicación Senda Citi
