Estamos conscientes de lo complejo que puede ser la organización de una boda en otra ciudad. Tan solo la logística de traslado de invitados requiere cubrir muchos detalles.
En Senda Citi queremos ayudarte a facilitar esta planeación y por eso te compartimos algunos consejos para garantizar que todo salga increíble. ¡Deja todo listo para disfrutar tu gran día!
Tips cuando realizas tu boda en otra ciudad
Organiza con anticipación
Una boda es un evento que conlleva una larga lista de actividades. Así que, ¡hazla con tiempo! Esta es la primera recomendación, al igual que leer nuestro artículo sobre los 5 aspectos indispensables en la organización de eventos, para que puedas tener una idea de lo que te espera. Porque haber decidido casarse fuera de la ciudad exige más logística y control; es decir, más tiempo de planificación. Una vez que empieces a hacer la lista de tareas, te darás cuenta.
Tanto si conoces el lugar escogido para la boda como si no, hay información que debes conocer. Por ejemplo: el sitio en sí donde se efectuará la boda (espacio, capacidad, decoración, clima, alrededores…); y el traslado. ¿Cuántas personas irán, cuántas se podrían sumar a última hora? Horas de viaje, estado de las vías, entre otros factores.
Además, debes contemplar si conviene que las personas lleguen el mismo día o un día antes, el hospedaje, la cercanía al lugar del evento… En fin, hay un extra que exige un tiempo mayor al que normalmente toma una boda local.
Eso no tiene por qué ser problema siempre que cumplas con empezar a organizar con suficiente tiempo y buena planificación. El tiempo recomendado va de un año a 18 meses. Siempre se puede hacer magia en menos tiempo, pero es mejor no tentar a la suerte.
Entre las últimas actividades de la planificación, incluye viajar al lugar de la boda días antes. Te permitirá anticipar cualquier contratiempo de última hora y relajarte antes de la boda.
Contar con un wedding planner
Planear una boda por cuenta propia no es sencillo. Tener opciones de proveedores, el tiempo, la logística… Sin duda, lo recomendable es contar con un wedding planner.
Agrega que celebrar tu boda fuera del lugar de residencia tiene la dificultad de la distancia. Tratar de tener el control es complicado; pretender hacer varios viajes para empezar de cero, un desgaste innecesario.
La figura del wedding planner está preparada para ofrecer lo mejor, negociar precios y tener una red de proveedores que respondan como se debe. Es tiempo y esfuerzo que agradecerás delegar.
Investiga muchas opciones del lugar donde te quieres casar
Si no conoces o conoces muy poco la ciudad donde se celebrará la boda, ¡No lo dudes, toca hacer recorrido de reconocimiento! Si algo de lo que estaba contemplado falla ¿dónde y cómo puedes resolver en esa ciudad?
En caso de asumir la organización entre familiares, madrina y amigos, necesitan conocer proveedores y profesionales que estén a la altura del evento. Los profesionales locales podrán guiarte para conseguir los mejores servicios.
Mantén una mente abierta, algunas cosas pueden cambiar y no pasa nada
El presupuesto fijado para el evento debe estar presente en cada toma de decisiones. ¿Qué pasa si sucede un imprevisto? Realizar una lista de posibles “fallos” y soluciones te ayudará a tener todo bajo control.
Si la boda es al aire libre y el clima se pone lluvioso; si sucede algún accidente en la vía que retrase la llegada de invitados; un error de la empresa de festejos. Pide a tus conocidos casados que compartan su experiencia. Resultará de gran ayuda.
Consigue un paquete de hospedaje para tus invitados
En este punto hay dos vertientes: que tus invitados cubran su estadía o que tú te ocupes de correr con los gastos. Para esto no hay protocolos, es una decisión muy personal.
Lo que sí debes revisar muy bien y tomar en cuenta es:
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Servicios del lugar de hospedaje. Nuevamente, acá todo depende de tus prioridades y presupuesto. Revisa que lo básico esté en excelentes condiciones para que los invitados puedan descansar y disfrutar los momentos previos.
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Accesibilidad al lugar del evento. No solo la cercanía es importante. Se debe revisar las vías alternas y el transporte disponible.
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Capacidad. Es importante mantener una buena comunicación con el sitio para saber si todos tus invitados podrán alojarse ahí. Posibilidad de cambiar las reservaciones para más invitados u otras opciones cerca.
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Transporte. ¿Cómo llegarán tus invitados a tu boda? Planificar la logística es importante y contar con un aliado como Senda Citi hará toda la diferencia.
Asegúrate de pensar en la comodidad y seguridad de tus invitados
Vas a movilizar a un grupo de invitados con expectativas y gustos diversos. Entonces, ¿qué tiempo podría llevar el recorrido?, ¿habrá paradas?, ¿con qué comodidades cuenta la unidad o las unidades de transporte?
Si tienes contemplado darle a tus invitados una grata experiencia inolvidable previa a la boda, en Senda Citi ofrecemos servicios de transporte y tour adicionales. Nuestras unidades están equipadas con aire acondicionado, asientos reclinables, GPS de última generación; y el personal cualificado en primeros auxilios.
Sabemos que organizar una boda puede ser algo estresante, por eso nuestra principal sugerencia es encontrar proveedores y aliados de confianza.
La idea es que tengas una experiencia positiva desde el día 1 y disfrutes una vez que llegue el día. Conoce la filosofía de Senda Citi y permítenos brindarle a tus invitados comodidad, seguridad y atención desde que se suban al transporte.
