5 aspectos indispensables en la organización de eventos

Todo indica que estamos retornando a una nueva normalidad, por lo menos, de forma gradual. Parte de ese retorno se hace evidente al ver como se están organizando algunos eventos como bodas pequeñas, excursiones, viajes u otras reuniones con un número limitado de asistentes.

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Por supuesto, toda organización de eventos genera ciertas inquietudes. Por eso, en este artículo tocaremos 5 importantes aspectos que se deben tomar en cuenta al hacer este tipo de reuniones, en donde el aspecto sanitario es de gran importancia y algo que debe tomarse a consideración de ahora en adelante.

1. Establecer una fecha conveniente

   Un evento social siempre tendrá mejores resultados si se planifica de forma anticipada. Lo ideal es empezar a preparar todo con un mínimo de 3 meses de antelación si es un evento pequeño y hasta un año para una boda pequeña. Esto servirá para cuidar que la fecha que elijamos no sea feriada y, por lo tanto, no apto para eventos. También será de ayuda para revisar que la fecha no coincida con otros eventos públicos y así la asistencia de invitados no se vea afectada, ya que de por sí es reducida.

   Además, una reunión social bien organizada, nos dará el tiempo necesario para buscar, sin premuras, evaluar buenos servicios y las mejores opciones de precio-calidad en cuanto a los proveedores. Así que si tienes en mente una boda en otro estado, tomate tu tiempo para solucionar cualquier inconveniente para poder realizar tu boda tranquilamente en otra ciudad.

2. La lista de invitados: ¡una prioridad!

   Saber cuántas personas asistirán a nuestro evento es necesario para determinar que infraestructura usaremos el día de la reunión. De ninguna forma queremos que nuestros invitados se sientan incómodos, sea que se trate de un evento social o celebración de algún tipo. Además, esta lista nos permite saber cuantos insumos usaremos ese día. Esto ayudará a la gestión y planificación del resto del evento, así como el presupuesto.

   En el caso de las bodas pequeñas u otro evento en el que haya un consumo y entretenimiento, será buena idea conocer que edades, gustos y géneros asistirán, además de si consumen o no carne, para poder adaptar el menú y las actividades a esos perfiles.

3. ¿Cuál es el objetivo del evento?

   La planificación de un evento comienza al conocer la razón por el cual se realiza. Por ejemplo, la reunión puede tratarse de compartir con los colaboradores de la empresa, el estreno de un producto, un aniversario, excursiones o un evento de capacitación. 

   También puede ser que decidamos realizar viajes como parte de una actividad al aire libre. En eses caso, será muy buena idea que se contrate un servicio de transporte con un operador o chofer particular, ya que así tienes un mejor control de los asistentes y de las medidas de seguridad sanitaria. Así mismo, al conocer el enfoque del evento, podrás organizar las actividades o el tour que se realice de forma práctica y segura, sin dejar fuera la razón por la cual se convoca la reunión o celebración.

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4. Tener un presupuesto asignado a cada cosa

   Cuando logramos tener un estimado económico, la visión que tenemos del evento es más realista. Podemos saber, por ejemplo, si contamos con fondos suficientes para contratar algún paquete todo incluido de una agencia de viajes o para un chofer particular que tenga la responsabilidad del transporte de personas. 

   De igual forma, establecer un presupuesto nos permite ajustar nuestras finanzas a fin de no excedernos en los gastos y para definir un presupuesto de emergencia. Apuntando a este objetivo, es prudente revisar la propuesta de alguna agencia de viajes y analizar sus ofertas. Esto ahorra tiempo y será crucial para la logística del evento.

5. Contar con un transporte seguro: ¿Por qué?

   Contar con un buen servicio de transporte, como los que ofrecen un paquete todo incluido, pueden garantizar que nuestros invitados lleguen a tiempo y tengan un viaje agradable.
   En las actuales circunstancias, es muy importante tomar en cuenta que el servicio de transporte privado maneje un buen protocolo sanitario. Al garantizar un tour y trayecto sanitariamente seguro, para que nada perturbe el disfrute del evento o las excursiones que se realicen.

   Así mismo, cuidar todos los detalles en la organización de eventos y el transporte privado, no debería ser algo complicado. En Senda Citi queremos facilitarte este aspecto y ponemos a tu disposición el servicio más completo de renta de camiones que se ajustan a tus necesidades, ¡acércate y conócenos!