Planear un viaje grupal te permitirá disfrutar con seguridad, reducir los percances previsibles y cumplir con las expectativas. Para ello, hay que tener en cuenta varios aspectos que incluyen: dinero, comunicación, opciones de estadía y traslado.
Puede que parezca sencillo, pero recuerda que no son solo tus gustos y necesidades las que deben considerarse. Cuando empieza la organización, se pone a prueba la capacidad de convencer a otros, la tolerancia y la afinidad de los integrantes del grupo.
Para hacer de esa experiencia un momento realmente grato, en Senda Citi te compartimos 5 aspectos para definir y controlar mejor un viaje grupal. Sabemos que serán de ayuda para organizarte con tus compañeros de viaje.
Lo que debes hacer al organizar un viaje grupal
- Crea un grupo de WhatsApp
Esta aplicación es una de las más populares porque cualquiera está acostumbrado a interactuar por ese medio. Para mantener el orden en la comunicación, lo recomendable es crear un grupo y nombrar a un coordinador.
El responsable se encargará de organizar las tareas y que se cumplan en los tiempos acordados. Si el grupo es de más de 20 personas, lo mejor es tener adicionalmente dos personas de apoyo.
Es importante que el coordinador esté respaldado por la mayoría y que sepa:
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Lidiar en momentos de conflictos
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Administrar las cargas en las tareas asignadas
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Aconsejar cuando se estanca el proceso y hay que avanzar
Más allá de esas capacidades, el coordinador debe tener claro que, por ser un viaje grupal, la agenda no tiene que ser rígida. En ese sentido, se debe motivar a que todos expongan qué desean hacer y cómo.
- Haz un sondeo para el presupuesto
El destino es de las primeras cosas que se deciden, pero inmediatamente hay que definir el presupuesto por persona. Lo ideal es tener un estimado básico y de ahí conversar acerca de lo que está dispuesto a gastar cada quien.
Ten entre las opciones a revisar la posibilidad de contratar autobuses que te permitan hacer una ruta turística o el traslado vía terrestre al destino. De esta manera pueden disfrutar el paisaje, hacer paradas estratégicas y llegar a algunas zonas más apartadas.
- Asigna tareas y responsables
Todos los próximos viajeros del grupo deben aportar su granito de arena. La búsqueda de hoteles, restaurantes, lugares que se visitarán, presupuesto de transporte, entre otras tareas que se pueden visualizar muy bien en un Excel, por ejemplo.
Será el coordinador quien se ocupe de llevar el documento para que entre todos repartan las tareas equitativamente; según la experiencia o disposición que pueda tener cada uno. Lo conveniente es que el responsable haga un listado inicial y lo comparta para incorporar tareas o hacer los ajustes.
A partir de ahí, se pueden repartir las tareas por las fortalezas de cada quien:
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Del alojamiento o actividades para hacer que se ocupen los que gustan de investigar.
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Para las opciones culinarias que estén a cargo de los amantes de la comida.
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Del presupuesto que se encarguen los buenos con los números.
De esta forma, todos tendrán su espacio de opinión y la responsabilidad no recaerá en una sola persona.
- Designa a un tesorero
La gestión del pago de los gastos del viaje en grupo suele traer mucho desacuerdo. Para evitar conflictos la persona que se ocupa de los presupuestos puede hacerse cargo de realizar los pagos.
Al existir un presupuesto (preferiblemente con un margen holgado de gastos extra), cada quien podrá depositar a esa persona lo que corresponde. Si sobra, al final se hará la devolución.
- Contrata paquetes para hospedaje y movilidad
Tanto para llegar al destino, como para los traslados en la zona, es necesario escoger el medio de transporte.
Si tu viaje es por México, Senda Citi te ofrece hacer todo el viaje en una unidad con todos los elementos de comodidad y seguridad. Adicionalmente, podrás solicitar a los ejecutivos que te coticen la opción de hotel que elijas y la disponibilidad.
Las agencias de turismo y líneas aéreas también ofrecen paquetes atractivos cuando son varias personas; algunos incluyen visitas turísticas y traslados. Por ser un grupo, es importante que la reserva del hotel se haga con tiempo para asegurar la disponibilidad.
No olvides la planificación diaria. Si van a una ciudad, revisa los horarios de los museos o actividades que deseen realizar y organiza la ruta en función de los días que abren al público. Si el destino es la playa o la montaña, tomen en cuenta los tiempos para conocer el lugar a gusto de todos.
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En Senda Citi ofrecemos tours para residentes de Nuevo León, de otros lugares de la República o visitantes extranjeros con precios especiales. La oferta contempla entradas a parques, centros culturales y visitas a lugares como:
- Bioparque Estrella
- Museo del Desierto
- Xenpal
- Centro Cultural Alfa
- Termas San Joaquín
- Grutas de García
- Otras opciones y tours personalizados
Además de estos viajes especiales para conocer Nuevo León, Senda Citi te ayuda con el transporte para tus eventos. Por medio de nuestra atención personalizada, logramos darte las mejores rutas para tus congresos, viajes de negocios, viajes familiares, bodas y eventos deportivos.
En cuanto a la capacidad de las unidades, para grupos menores a 20 personas tenemos camionetas de 19 puestos. De mayor capacidad, contamos con unidades de 37 asientos, ambos modelos con servicio exclusivo y monitoreados vía GPS. Adicional cuentan con las siguientes amenidades:
- Sistema de audio ambiental
- Aire acondicionado
- Asientos reclinables
- Botiquín de primeros auxilios
- Sistema de radiocomunicación
Nuestros operadores están certificados para aplicar todos los protocolos de seguridad y conducción apropiada para viajes largos.
Además, contamos con miles de opciones de alojamiento en cadenas de hoteles a tarifas especiales. También hacemos seguimiento a tu reservación.
Un viaje grupal te permite disfrutar no solo el destino sino la ruta. Tener un plan en la organización les hará pasar el tiempo de viaje sin preocupaciones de último minuto y con la única preocupación de disfrutar y pasarla bien.
Pero más importante aún es entender que viajar en grupo no significa hacer todo juntos. Algo de independencia, prudencia y constante comunicación brindará una experiencia grata de compartir al final del día.
Esperamos que estos consejos te ayuden a organizar tu viaje. Contáctanos. Senda Citi, es la manera más práctica y simple de organizar viajes y rutas.
Staff Senda Citi
Equipo de comunicación Senda Citi