Las alianzas comerciales son necesarias para el crecimiento de una organización. Y para comparar objetivamente a posibles socios conviene utilizar una fuente confiable. ¿Cómo conseguir esta información clave? La auditoría de proveedores es una valiosa solución.
Una auditoría de proveedores es básicamente una evaluación al detalle del desempeño de la cadena de suministros. El objetivo es examinar la calidad de los procesos del proveedor y los posibles riesgos que podría generar a la organización.
Es importante entender que los problemas con los proveedores cuestan recursos al negocio y, peor aún, perjudican a los clientes finales. Pero con una auditoría de proveedores se pueden identificar problemas significativos en una fase previa a la contratación.
Aunque no siempre la auditoría de proveedores se lleva a cabo antes de establecer una relación comercial, estos estudios también son oportunos cuando algo no está funcionando bien con el proveedor o se va a renovar un contrato.
Además, implementar una auditoría de proveedores puede ser útil para cualquier perfil de negocio; sin importar su tamaño. ¿Interesado en saber cómo adelantar una correcta auditoría de proveedores? Entonces te invitamos a que sigas leyendo.
Beneficios de una auditoría de proveedores
La calidad del servicio o producto final depende en gran medida de la confiabilidad de los proveedores. Por ello tiene sentido aplicar el mismo conjunto de normas en toda la cadena de suministro para avalar la coherencia. Y de aquí deriva uno de los grandes beneficios de las auditorías.
Al auditar garantizas que los proveedores establezcan sus procesos bajo los mismos estándares de calidad que tu organización. Con una auditoría, se identifica cualquier material o servicio no conforme, y a continuación se puede generar un plan para darle solución.
¿Qué otros beneficios trae consigo una auditoría de proveedores?
- La práctica de una gestión eficaz de registros, es decir, la construcción de una base de datos confiable de proveedores.
- Identificación de áreas de riesgo potencial pues se determinan las lagunas en la cadena de suministros. De igual forma se puede mapear la trazabilidad de cada producto o servicio con mayor precisión.
- Se reducen costos operativos. Al elegir trabajar con los mejores proveedores la organización mejora en consecuencia sus propios procesos.
- La evolución de los proveedores puede documentarse y compararse.
- Transparencia en la cadena de suministro.
- Registro de información veraz y precisa que permitirá en el presente o futuro, tomar mejores decisiones para la organización. Esto además repercutirá automáticamente en la experiencia que se le brinda al cliente final.
¿Cómo hacer una auditoría de proveedores?
Cabe recordar que la auditoría de proveedores se recomienda a todas las empresas que buscan contactos comerciales. ¿La razón principal? Gracias a este proceso se puede calificar a los proveedores como fiables o no fiables.
En una auditoría se verifican principalmente los documentos necesarios que confirman la credibilidad del proveedor. Repasemos a continuación un paso a paso básico:
- Reunir toda la información del proveedor.
- Realizar una lista de comprobación para registrar los procesos del proveedor como: condiciones de producción y operatividad; estado de los equipamientos o ejecución de los planes de servicios. También cómo se lleva a cabo la comunicación interna y externa, al igual que los procedimientos de información.
- Ejecución: con la lista de comprobación hacer un chequeo de los ítems considerados para la evaluación.
- Seguimiento de la auditoría: se genera un reporte que se comparte con el proveedor, y en él mismo se pueden hacer recomendaciones. En el caso de identificar fallas, se le puede dar un tiempo para que el proveedor pueda solucionarlas.
¿Qué debes tener en cuenta?
Las auditorías pueden ser llevadas a cabo por la propia organización o por un externo. Hay distintas normas en las que se pueden basar las auditorías. Entre las más reconocidas está la Organización Internacional de Normalización o ISO.
En todo caso, en estos procesos lo más importante es que las personas encargadas de realizar las auditorías sean especialistas en cada sector. De esta forma se garantiza que conozcan perfectamente el funcionamiento de cada proceso.
Otro punto a considerar es que las auditorías programadas periódicamente garantizan que la relación comercial cumpla los objetivos y sigue siendo mutuamente beneficiosa. Cuando los objetivos están alineados, la probabilidad de éxito es mucho mayor.
Las organizaciones pueden mejorar en general su propuesta de valor asegurándose de la calidad de los procesos de sus proveedores. Es por ello que en Senda Citi estamos conscientes de la importancia de los procesos de auditorías como herramientas para mejorar.
No solo sometemos a nuestros proveedores a constantes auditorías; sino que también estamos a la disposición de ser evaluados por nuestros clientes. Por ejemplo, para darle garantías a quienes usan nuestros servicios, contamos con la certificación ISO 39001.
Esto significa que nuestras políticas de gestión de sistemas de seguridad vial respetan esta norma de carácter internacional. Porque nuestra meta es ser la empresa más segura y queremos refrendarlo bajo la premisa de “accidentes 0”.
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